W prowadzeniu działalności gospodarczej kluczowe znaczenie ma należyte zarządzanie dokumentami księgowymi, gdyż zapewnia to nie tylko zgodność z obowiązującymi przepisami, ale także kontrolę nad kondycją finansową firmy. W tym kontekście nie można pominąć istotnego elementu, jakim jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji finansowej przez wiele lat. Zaszliśmy długą drogę od kartek papieru i segregatorów do przechowywania danych w chmurze, jednak rechtami związane z utrzymaniem kopii dokumentów księgowych nie uległy zmianie. W niniejszym poradniku przedstawiamy praktyczne informacje dotyczące tego, jak długo należy przechowywać różne rodzaje dokumentów księgowych oraz jakie zasady obowiązują w tym względzie.
Ogólne zasady dotyczące przechowywania dokumentów księgowych
Ile czasu należy przechowywać dokumenty księgowe to pytanie, które nurtuje wielu przedsiębiorców. Otóż, odpowiedź na to pytanie zależy od rodzaju danego dokumentu, jednak przepisy ustawowe zazwyczaj określają minimalny okres przechowywania na poziomie 5 lat. Należy zauważyć, że wymóg ten dotyczy zarówno przedsiębiorstw prowadzących księgi rachunkowe, jak i tych, które zastosowały ryczałt ewidencjonowany czy podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR).
Dokumenty archiwalne, które warto przechowywać jeszcze dłużej
O ile przepisy mówią o minimum 5 latach przechowywania dokumentacji księgowej, o tyle warto pamiętać, że niektóre dokumenty są na tyle istotne, że nie ma określonej górnej granicy czasu ich przechowywania. Przykłady takich dokumentów to umowy, które mają wpływ na sytuację majątkową firmy, protokoły sporządzone przy przekształcaniu jednostek gospodarczych czy połączeniu ich, a także statuty i inne uregulowania prawne wewnętrzne.
Ważna zmiana z 2019 roku w przechowywaniu dokumentów
Gramy tu na szczęście nie tylko do rozwiązywania zagadek, jak długo, ale także w jakiej formie przechowywać dokumenty księgowe. Od 2019 roku obowiązuje bowiem ważna zmiana – zgodnie z aktualnymi przepisami dokumenty można przechowywać też w formie elektronicznej. Oznacza to, że firmy nie muszą już utrzymywać fizycznych kopii dokumentów, co znacznie ułatwia ich archiwizację i dostęp.
Okresy przechowywania dokumentacji księgowej
Warto wiedzieć, że obowiązki przechowywania dokumentacji księgowej mają nie tylko terminy, lecz także różnią się w zależności od rodzaju samej dokumentacji. Podstawowy dokument, jaki ma obowiązek przechowywać każda jednostka, to księga wieczysta – zgodnie z Art. 74 Ustawy o rachunkowości powinna być ona przechowywana przez okres 50 lat.
Dokumentacja związana z podatkiem VAT
Gdy mówimy o dokumentach związanych z podatkiem VAT, to w stosunku do nich ustawodawca stosuje zasadę 5-letniego okresu przechowywania. Warto jednak podkreślić, że dla osób prowadzących księgę przychodów i rozchodów PKPiR termin ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyły się stosunki prawne.
Dokumenty kadrowe i płacowe
Firmy mają także obowiązek przechowywać dokumenty związane z pracownikami, takie jak umowy o pracę, bądź umowy cywilnoprawne czy rozliczenia z ZUS. W przypadku dokumentów kadrowych, te należy przetrzymać przez okres 50 lat po rozwiązaniu stosunku pracy, natomiast dokumentacje płacowe przez 10 lat.
Inne rodzaje dokumentów księgowych
W przypadku dokumentacji dotyczącej np. wyników inwentaryzacji, artefaktów związanych z wprowadzeniem do oraz wykreśleniem ze środków trwałych – wymagany okres przechowywania to 5 lat od zakończenia roku, w którym odbyła się inwentaryzacja albo zdarzenie związane ze środkami trwałymi.
Aby zwięźle podsumować przechowywanie dokumentów księgowych, należy pamiętać, że większość z nich, trzeba przechowywać przez okres pięciu lat, ale różnią się czasem w zależności od samej dokumentacji. Przechowując dokumenty zgodnie z obowiązującymi przepisami, zapewnimy sobie porządek i większy spokój w prowadzeniu działalności gospodarczej.
Przeanalizujmy czas przechowywania dokumentów księgowych
Wiele przedsiębiorstw zastanawia się nad kwestią ile czasu należy przechowywać dokumenty księgowe. Niniejszy artykuł dostarcza odpowiedzi na to pytanie, wskazując na ważne regulacje prawne oraz różnorodność wymogów w zależności od rodzaju dokumentacji.
Większość dokumentów księgowych musi być przechowywana przez minimum 5 lat. Jednak w przypadku niektórych dokumentów, takich jak księgi wieczyste, umowy mające wpływ na majątek firmy czy wiążące związanych z pracownikami, obowiązują inne terminy przechowywania. Warto pamiętać o ważnej zmianie wprowadzonej w 2019 roku – teraz możliwe jest także przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej.
Kluczowymi elementami tego artykułu, które warto przemyśleć, są różnorodność terminów przechowywania i różne wymogi stosowane dla poszczególnych rodzajów dokumentów:
– 5 lat dla większości dokumentacji księgowej, w tym dokumentów związanych z podatkiem VAT,
– 50 lat dla księg wieczystych oraz dokumentów kadrowych,
– 10 lat dla dokumentacji płacowej.
Nieszablonowe spojrzenie na przechowywanie dokumentów księgowych podkreśla potrzebę szczegółowego zapoznania się z przepisami oraz indywidualnego dostosowania procedur przechowywania do rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Bez wątpienia, zarządzanie dokumentacją księgową zgodnie z obowiązującymi przepisami przekłada się na większy porządek i spokój w biznesie.
